1. Pihak yang mengendalikan maklumat anda
Pengendali platform ialah Smart Butler Sdn Bhd, nombor pendaftaran 202501020174 (1621587-H). Butiran hubungannya dipaparkan di bawah. Nama syarikat dalam ruang kerja anda mengenal pasti pelanggan organisasi yang mentadbir ruang kerja tersebut; ia tidak semestinya Smart Butler Sdn Bhd.
Smart Butler mengendalikan maklumat akaun, langganan, sokongan dan keselamatannya sendiri. Bagi rekod hartanah yang diproses atas arahan pelanggan organisasi, pelanggan tersebut boleh bertindak sebagai pengawal data dan Smart Butler sebagai pemproses datanya. Peranan bergantung pada pemprosesan sebenar dan aturan yang berkenaan. Notis berasingan pelanggan organisasi juga boleh terpakai kepada aktiviti penyewaan dan pengurusan hartanahnya.
2. Maklumat yang boleh dikendalikan oleh platform
Maklumat yang terlibat bergantung pada ciri yang anda gunakan dan rekod yang dibekalkan oleh organisasi anda. Tidak setiap medan dikumpulkan daripada setiap pengguna.
- Maklumat akaun dan hubungan: nama, e-mel, nombor telefon, organisasi, peranan, jemputan dan rekod pengesahan.
- Rekod hartanah dan penyewaan: butiran hartanah/unit/ruang, maklumat penghuni atau pemilik, tempoh sewa, perjanjian, hubungan kecemasan dan dokumen identiti yang dimuat naik apabila dibekalkan.
- Maklumat profil untuk pentadbiran hartanah, seperti kewarganegaraan, kaum, jantina, pekerjaan dan nombor identiti; kumpulkan hanya maklumat yang sesuai dan diperlukan.
- Rekod kewangan dan dokumen: butiran bank apabila dibekalkan, invois, deposit, perbelanjaan, tuntutan, resit, rujukan pembayaran dan bukti sokongan yang dimuat naik.
- Rekod operasi dan teknikal: pengecam meter yang ditetapkan, bacaan penggunaan dan kredit, rekod akses pintar yang diaktifkan, maklumat peranti/pelayar, alamat IP, log keselamatan, peristiwa audit dan surat-menyurat sokongan.
3. Sumber maklumat
Maklumat boleh datang terus daripada anda, daripada pelanggan organisasi atau kakitangannya yang diberi kuasa, daripada pemilik atau penyewa yang terlibat dalam hubungan hartanah berkenaan, daripada dokumen yang dimuat naik atau daripada penyedia pembayaran, e-mel, meter dan akses yang dikonfigurasikan.
Sesetengah rekod teknikal dijana apabila perkhidmatan digunakan atau apabila integrasi melaporkan peristiwa. Jika individu lain membekalkan maklumat anda, hubungi pentadbir ruang kerja yang bertanggungjawab atau Smart Butler untuk bertanya tentang sumber dan tujuannya.
4. Tujuan pemprosesan maklumat
Tujuannya ialah menyediakan akses akaun dan ruang kerja yang diminta; mentadbir hubungan hartanah dan penyewaan; menyediakan dan mendapatkan dokumen; memproses dan menyelaraskan pembayaran, deposit, tuntutan dan tambah nilai; menyediakan paparan pemilik/penyewa yang dibenarkan; memberi sokongan; melindungi akaun; menyiasat insiden; serta menyimpan rekod transaksi dan audit yang sesuai.
Pemprosesan dihadkan kepada tujuan yang berkaitan dan dimaklumkan serta asas undang-undang, persetujuan atau pengecualian statutori yang terpakai. Keperluan tambahan boleh terpakai kepada data peribadi sensitif. Jangan muat naik maklumat sensitif yang tidak diperlukan atau data individu lain tanpa kuasa yang sesuai.
Pemasaran pilihan adalah berasingan daripada akses akaun dan mesej perkhidmatan. Membaca dasar ini bukan persetujuan menyeluruh kepada pemasaran yang tidak berkaitan atau penggunaan baharu maklumat peribadi.
5. Maklumat yang diperlukan dan pilihan anda
Maklumat untuk mengenal pasti pengguna yang dijemput, mengesahkan akses, mentadbir penyewaan, menyediakan dokumen atau melaksanakan pembayaran yang diminta boleh diperlukan bagi perkhidmatan tersebut. Tanpanya, akaun atau transaksi berkenaan mungkin tidak dapat diselesaikan. Butiran hubungan, medan profil dan lampiran pilihan hendaklah dibekalkan hanya apabila berkaitan; organisasi yang bertanggungjawab hendaklah mengenal pasti medan yang diwajibkan dan sebabnya.
Anda boleh bertanya tentang mengehadkan pemprosesan atau menarik balik persetujuan apabila terpakai melalui butiran hubungan di bawah. Sesetengah pemprosesan atau rekod mungkin perlu diteruskan apabila dikehendaki secara sah. Had boleh menjejaskan perkhidmatan berkenaan; akibatnya hendaklah diterangkan dan bukan menganggap setiap medan sebagai wajib.
6. Akses dan penzahiran
Maklumat boleh tersedia kepada kakitangan pelanggan organisasi yang diberi kuasa dan, apabila berkaitan serta dibenarkan, pemilik atau penyewa yang dikaitkan dengan rekod tertentu. Menetapkan perbelanjaan kepada penyewaan atau akaun pemilik tidak dengan sendirinya membenarkan penzahiran semua lampiran atau nota dalamannya.
Maklumat berkaitan boleh diproses oleh penyedia pengehosan, storan, e-mel, sokongan, pembayaran, meter atau akses pintar yang dilantik. Bergantung pada integrasi yang dikonfigurasikan, contoh termasuk Cloudflare R2 untuk storan fail dan Xendit untuk halaman pembayaran. Penyedia sebenar bergantung pada perkhidmatan yang diaktifkan untuk penggunaan berkenaan. Penyedia hanya menerima maklumat yang sesuai dengan perkhidmatan yang diaktifkan dan aturan yang berkenaan.
Maklumat juga boleh dizahirkan kepada penasihat profesional atau pihak berkuasa apabila dikehendaki secara sah. Pemasaran yang tidak berkaitan, penjualan atau penggunaan sekunder lain tidak boleh dianggap dibenarkan hanya kerana terma platform diterima.
7. Pembayaran dan dokumen sokongan
Penyedia pembayaran memproses maklumat pembayaran menurut notisnya sendiri yang berkenaan. Smart Butler boleh menerima pengecam pembayaran, kemas kini status, amaun dan rujukan berkaitan yang diperlukan untuk penyelarasan. Maklumat bank, resit dan bukti tuntutan yang dibekalkan kepada ruang kerja boleh mengandungi maklumat peribadi dan hendaklah dikongsi hanya dengan penerima yang sesuai.
Semak pedagang, penerima bayaran dan penyedia yang dinamakan sebelum mengemukakan maklumat pembayaran. Jangan hantar kata laluan, kod sekali guna atau kelayakan pembayaran penuh yang tidak diperlukan dalam lampiran tuntutan atau e-mel sokongan.
9. Storan dan pemprosesan di luar negara
Maklumat peribadi boleh diproses di luar Malaysia apabila penyedia pengehosan atau integrasi yang dikonfigurasikan beroperasi di negara lain. Akses penyedia dihadkan kepada perkhidmatan yang diaktifkan dan perlindungan kontrak yang terpakai.
Smart Butler dan pelanggan organisasi yang berkaitan mengurus pemprosesan di luar negara menurut syarat pemindahan yang terpakai serta memberikan maklumat atau pilihan yang dikehendaki oleh undang-undang. Penerimaan umum Terma Penggunaan tidak dengan sendirinya membenarkan pemprosesan rentas sempadan yang tidak berkaitan.
10. Keselamatan dan penyimpanan
Platform merangkumi pengesahan, semakan kebenaran dan mekanisme audit yang bertujuan mengehadkan akses serta menyokong siasatan. Tiada perkhidmatan dalam talian boleh menjamin keselamatan mutlak. Laporkan pendedahan yang disyaki atau aktiviti akaun tanpa kebenaran dengan segera tanpa memasukkan maklumat sensitif yang tidak diperlukan dalam laporan.
Maklumat disimpan hanya bagi tujuan operasi yang berkaitan dan keperluan yang sah, dengan pengendalian sandaran, rekod audit dan penahanan undang-undang yang sesuai. Menutup akaun tidak memadam secara automatik dokumen pelanggan organisasi yang telah dikeluarkan atau rekod yang mesti disimpan secara sah.
Penyimpanan, tamat tempoh sandaran, pemadaman, akses sokongan dan tindak balas insiden mengikut aturan operasi serta keperluan undang-undang yang terpakai. Dasar ini tidak menjanjikan pemadaman serta-merta, satu tempoh penyimpanan sejagat atau pensijilan keselamatan tertentu.
11. Permintaan dan aduan
Hubungi info@smartbutler.com.my untuk bertanya tentang maklumat anda, meminta akses atau pembetulan, menarik balik persetujuan yang terpakai, membantah pemasaran langsung atau mengemukakan aduan privasi. Permintaan lain, termasuk mudah alih data atau pemadaman, bergantung pada undang-undang yang terpakai, kebolehlaksanaan teknikal dan keperluan penyimpanan yang sah; Dasar ini tidak menjanjikan hak tanpa syarat untuk memadam semua rekod.
Kenal pasti ruang kerja dan permintaan tanpa menghantar dokumen identiti yang tidak disunting kecuali jika diperlukan secara khusus melalui saluran selamat yang sesuai. Identiti dan kuasa mungkin perlu disahkan. Apabila pelanggan organisasi mengawal rekod berkenaan, permintaan mungkin perlu diselaraskan dengannya.
Jika kebimbangan tidak diselesaikan, anda boleh menghubungi Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi Malaysia melalui saluran rasmi Jabatan Perlindungan Data Peribadi. Permintaan dikendalikan menggunakan pengesahan identiti dan kuasa yang sesuai serta dalam tempoh statutori yang terpakai.
12. Perubahan dan hubungan
Dasar ini menyatakan tarikh kuat kuasa dan versinya. Perubahan penting akan diterangkan sebelum perubahan pemprosesan apabila diperlukan. Tujuan atau penzahiran baharu boleh memerlukan notis yang dikemas kini serta pilihan atau persetujuan tambahan. Tiada persetujuan baharu direkodkan hanya kerana Dasar ini dilihat.
Bagi pertanyaan platform, gunakan butiran hubungan syarikat di bawah. Pelanggan organisasi hendaklah mengenal pasti secara berasingan hubungannya bagi maklumat penyewaan atau pengurusan hartanah. Butiran pengendali Smart Butler tidak boleh digantikan secara senyap dengan penjenamaan ruang kerja pelanggan organisasi.
Hubungi pengendali platform
Smart Butler Sdn Bhd
- Nombor pendaftaran
- 202501020174 (1621587-H)
- Alamat
- 4, Lorong Singgora, 10150 Georgetown, Penang, Malaysia
- Telefon
- +60 10-547 6618
- Hubungan privasi dan platform
- info@smartbutler.com.my
- E-mel tambahan
- smartbutler.pg@gmail.com